Quais são as funções da sua secretária? Ocupada com agenda e organização da rotina da companhia, certamente o papel dela não é cuidar da segurança da empresa, da temperatura do ar-condicionado, ajustar as contas de energia elétrica ou tomar conta da manutenção geral.
Aliás, o papel dos funcionários da empresa, seja ele qual for, provavelmente não é nenhum desses e sim focar no seu core business, para produzir ainda mais. Para isso, existe um serviço terceirizado que se chama facilities. Ele agrupa as funções com infra-estrutura suporte a corporações e pode ser prestado tanto em escritórios como para indústrias, hospitais, faculdades, universidades e varejo em geral.
Dentro da área de facilities estão incluídos cuidados com manutenção, limpeza, segurança, malotes e correspondências, pequenas mudanças de layout de escritório, pequenas reformas prediais, gestão da área de alimentação, de frota de veículos, da tecnologia (IT), entre outros. É importante saber que a manutenção não é somente aquela prestada em áreas comuns de edifícios, pois pode se tratar da revisão de máquinas de ar-condicionado dentro das áreas privativas, troca de lâmpadas, revisão de no-breaks e muitas outras atividades.
No Brasil, esse tipo de outsourcing começou há cinco anos. Aliás, ele sempre existiu, mas agora, profissionalizado, mostra-se uma mão na roda para o cliente. No exterior, já funciona há 20 anos e está melhor estruturado, pois em qualquer companhia, grande ou pequena, já não se pensa em ter esse tipo de trabalho in house. Tudo é 100% terceirizado.
Como as grandes empresas já se deram conta das vantagens da terceirização, agora é a vez das pequenas. Queremos nos firmar também no segmento de escritórios, que vão de 200 m2 até 2.500 m2. O projeto é fazer uma administração virtual, ou seja, disponibilizar os serviços just in time, através de nosso site de facilities, e dessa forma o cliente tem uma “pessoa” praticamente dentro do escritório dedicada a isso. Esta ferramenta mostra-se um benefício, pois muitas vezes não há espaço físico para manter uma pessoa dedicada à gestão de facilities. Conectados, atendemos o cliente em tudo.
Hoje em dia, a grande vantagem da terceirização da área de facilities é ter uma empresa especializada no conhecimento de custos unitários ou por metros quadrados, baseados num benchmarking local e global. Assim, haverá a adequação de custos com energia elétrica, manutenção, limpeza, por metro quadrado, para que a empresa não pague um centavo a mais dos parâmetros globais que uma empresa pode pagar por estes serviços, ou até economize.
Foi o caso de um edifício na zona sul de SP, administrado pela Jones Lang LaSalle. Nos custos de energia elétrica, foram realizadas troca de equipamentos, negociação na tarifa, implantação de procedimentos internos como educação dos usuários, gestão do BMS (Building Management System) e a iluminação foi otimizada. O resultado foi uma economia de 35%.
Em um banco mundial, foram feitos os mesmos procedimentos. Foi renegociado junto a AES Eletropaulo ajustes da demanda e fator de potência. Realizou-se também a operação Peak Shaving, ou seja, o ajuste do consumo nos horários de pico, nos quais a concessionária cobra uma tarifa diferenciada. Nesses horários optou-se por usar gerador, que é a solução mais barata. Todo o trabalho gerou uma redução de R$ 460 mil/ano.
Além de tudo, uma empresa de terceirização de serviços desta natureza tem que conviver dentro da cultura do cliente. Se o terceiro não entender o foco da companhia, como funciona sua hierarquia e as relações entre as pessoas, fica muito difícil prestar um bom serviço e atendê-lo com qualidade. O serviço de facilities cuida do conforto dos funcionários durante as longas horas em que uma pessoa fica no trabalho (que muitas vezes significa a maior parte da vida das pessoas) e a maneira de medir a qualidade dos serviços é checar a satisfação dos usuários por pesquisa de satisfação direta. Há mecanismos com tecnologia de software, para que as Ordens de Serviços emitidas sejam meticulosamente acompanhadas e depois checadas. Assim a qualidade do serviço entregue é garantida.